Opis modułów

Moduł Zarządca dedykowany jest dla kadry zarządzającej firmą oraz właściciela. Za pomocą modułu kadra zarządzająca posiada pełne informacje dotyczące ilości pracowników oraz terminów we wszystkich realizowanych projektach. 

Przykładowe dostępne rejestry w module zarządca:

• Rejestr zamówień na pracowników we wszystkich projektach 
• Rejestr wszystkich realizowanych projektów z podziałem na ilości aktualnie dostępnych pracowników
• Rejestr zezwoleń 
• Rejestr umów wraz z terminami

 Moduł pozwala na kontrolę terminowości wszystkich dokumentów przypisanych do pracowników np:

• Prezentacja terminów ważności zawartych umów o pracę, umowy zlecenie, umowy prac tymczasowych  
• Alerty o przekroczeniach terminów w umowach
• Prezentacja terminów ważności dokumentów dotyczących pobytu jak: Oświadczenia, Zezwolenia TYP A i TYP C 

Moduł Zarządca pokazuje braki w dokumentach przy pracownikach we wszystkich projektach np:

• Pracownicy bez umowy 
• Pracownicy bez PESELu 
• Pracownicy bez adresu zakwaterowania

Moduł pozwala osobie z odpowiednimi uprawnieniami na korygowanie błędnie wpisanych informacji w systemie. 

W module możemy dokonywać przenoszenia pracowników pomiędzy projektami wraz z kompletem dokumentów. 

Jest to moduł w którym prowadzona jest ewidencja zamówień na pracowników do danego projektu. 

Przy tworzeniu zamówienia są określane podstawowe parametry zatrudnienia od ilości osób, płci, a także stanowiska oraz stawki i warunki finansowe.

Dane wprowadzone do zamówienia stanowią podstawę informacji w kolejnych procesach. Wprowadzone dane zostaną wykorzystane w module Legalizacji oraz przy generowaniu dokumentów zatrudnieniowych. 

Każde wygenerowane zamówienie posiada status oraz możliwość sprawdzenia listy pracowników będących w rekrutacji. Za pomocą statusu możemy precyzyjnie określić na jakim etapie zatrudnienia się znajdujemy. 

Jest to moduł w którym pracuje zespół ludzi odpowiedzialny za dostarczenie pracowników zgodnie z zamówieniem. 

W module dostępna lista zamówień, rekruter przyjmuje zlecenie do realizacji. Rekruter może pojedynczo dodawać pracowników lub za pomocą pliku XLS wypełnić bazę i zaimportować do systemu. Do każdego zrekutowanego pracownika jest możliwość dodania scanów dokumentów jak np: Paszportu, co znacznie ułatwi proces legalizacji

Moduł jest odpowiedzialny za przeprowadzenie legalizacje rekrutowanych pracowników. 

W pierwszym etapie w legalizacji jest określenie na jaką spółkę będzie zatrudnienie pracownika oraz czy będzie generowana płatność za złożenie dokumentacji i zezwolenie na pracę. 

Kolejnym etapem jest oznaczenie statusu kompletności dokumentacji rekrutowanych pracowników, a następnie przeniesieniu pracowników w status oczekiwania na dokument z urzędu. Po uzyskaniu dokumentów z Urzędu, dokumenty wraz z informacja są załączane do teczki pracownika i całe zamówienie wraz z dokumentami odnośnie zezwolenia jest przekazywane dalej do Koordynatora w celu oznaczenia realizacji szkoleń BHP oraz wpisaniu daty podjęcia pracy. Dane po oznaczeniu i zapisaniu są automatycznie widoczne w module Legalizacji, dzięki czemu legalizacja przygotuje odpowiednie zgłoszenie do urzędu o podjęciu bądź nie podjęciu pracy na podstawie danych przekazanych od Koordynatora. 

Koordynator po potwierdzeniu z Legalizacji statusu podjęcia bądź nie podjęcia pracy pozwala dla Koordynatora wygenerować komplet dokumentów zatrudnienia. Wygenerowanie dokumenty podpisuje z pracownikami. Po wygenerowaniu dokumentów automatycznie informację otrzymują kadry, aby zgłosić pracowników do ZUSu.  

Moduł pozwala na kompletną informację o statusach pracowników oraz zamówień. Koordynator otrzymał wiele funkcjonalności niezbędnych do kontroli i weryfikacji struktury pracowników w przyznanych projektach. System pokazuje i kontroluje wszystkie terminy dokumentów, kończące się dokumenty oraz przeterminowane. 

• Terminy pozwoleń na pracę
• Terminy ważności umów o pracę, umowy zlecenia, umowy prac tymczasowych 
• Terminy badań lekarskich 
• Terminy szkoleń i kursów 

System wspomaga pracę koordynatora i pokazuje pracowników nie objętych zdarzeniem lub brakiem w dokumentacji : 

• Brak wprowadzonego PESEL pracownika 
• Brak konta bankowego 
• Brak przypisanych adresów zamieszkania 
• Brak umowy 
• Brak badań lekarskich 
• Brak dokumentu PPK 
• Brak załącznika paszportu 
• Brak dokumentu zezwolenia na pracę 

Podczas edycji dowolnego pracownika Koordynator posiada podgląd szczegółowy na dokumenty dotyczące danego pracownika :

• Pełne dane podstawowe o pracowniku 
• Historia zmian paszportu, konta bankowego, dokumentacji PPK 
• Rejestr zezwoleń o pracę wraz z załącznikami 
• Rejestr wygenerowanych pism 
• Rejestr wygenerowanych umów i aneksów 
• Dostęp do kompletnej elektronicznej teczki pracownika 

System pokazuje koordynatorowi ilości pracowników w projekcie oraz ich bieżący status. 

W module Koordynator jest dodatkowa możliwość :

• prowadzenia rozliczenia godzin pracy
• generowania umowy o pracę wraz z załącznikami
• generowania umowy zlecenia wraz z załącznikami 
• generowania umowy prac tymczasowych

Moduł dedykowany jest dla Kadrowych. 

Zawiera rejestry dotyczące zatrudniania lub zwalniania pracowników. W module dostępne są rejestry odnośnie wszystkich pracowników oraz wszystkich umów. 

W każdym z modułów można zobaczyć dane dotyczące pracownika oraz zawartych z nim umów. 

W module odbywa się komunikacja pomiędzy koordynatorem, a kadrami. Koordynator generując dokumenty zatrudnieniowe na podstawie wcześniej zdefiniowanego szablonu automatycznie informuje kadry o:

• konieczności rejestracji umowy w ZUS
• konieczności wyrejestrowania umowy w ZUS

Kadry mogą wysłać zadania dla koordynatora w celu poprawienia danych pracownika lub uzupełnienia brakujących dokumentów

Informację o zmianach danych na kartotekach pracownika np:

• zmiana Paszportu
• zmiana konta bankowego 
• utworzenie PESELu
• zmiana adresu zamieszkania
• przystąpienie lub nie przystąpienie do PPK 
• rezygnacja z PPK 
• potrącenia do wynagrodzenia 

W module zachodzi komunikacja dotycząca naliczeń i rozliczeń godzin pracy pracownika. Na podstawie przygotowanych kart pracy kadrowa pobiera gotowe zestawienie z godzinami do rozliczenia i na podstawie wygenerowanego dokumentu XLS dokonywane są naliczenia wynagrodzenia. Istnieje możliwość przygotowania dokumentu importu danych tak, aby zaimportować dane do kadr na podstawie przekazanych szablonów. 

Moduł pozwala w bardzo szybki sposób na weryfikację danych zatrudnieniowych pracownika. Zawiera odbicie lustrzane teczki pracownika w wersji papierowej. W module są przechowywane wszystkie dokumenty dotyczące pracownika do każdego zatrudnienia. Moduł pozwala na uporządkowanie dokumentacji dotyczącej pracownika tak, aby wszystkie dokumenty były w jednym miejscu i dostępne dla uprawnionych pracowników. Teczka pracownika posiada status dzięki czemu widzimy, która teczka jest kompletna i przygotowaną do archiwum, a która wymaga korekty lub uzupełnienia. 

Moduł podpowiada osobie kompletującej teczkę jaki dokument jest wymagany przy jakiej formie zatrudnienia. 

Moduł pozwalający klientowi na komunikację z Agencją. 

Klient ma możliwość:

• elektronicznego zgłoszenia zapotrzebowania na pracowników 
• elektronicznie zgłoszenia reklamacji 
• elektronicznie podglądu na ewidencję godzin pracy 

Moduł pozwala na rejestrację faktur kosztowych z różnych lokalizacji.

Faktury w module zostaną opisane i przyporządkowane do obiektu noclegowego. 

Pozwala na planowanie płatności i rozliczeń, każda z FV posiada status, dzięki któremu na bieżąco widać stan rozliczeń faktur kosztowych.  

Moduł idealnie się sprawdza w pracy zdalnej w której to lokalne oddziały mogą rejestrować w systemie faktury do płatności. Moduł pozwala na opis faktury i dołączenie skanu. Dzięki wersji elektronicznej wszystkie osoby posiadające dostęp do modułu oraz pracujące zdalnie mają rejestry faktur i możliwości szybkiego wyszukiwania.

Moduł księgowość współpracuje z modułem Faktury i pozwala dla księgowości przeglądanie bieżących faktur kosztowych z oddziałów. Moduł sprawdza się przy pracy rozproszonej w której faktury kosztowe przychodzą na oddziały. Wprowadzone faktury w module Faktury tworzą rejestr faktur do płatności. Za pomocą statusu system pozwala na bieżącą ewidencję faktur wraz ze skanem i przypisaniem faktury do danego obiektu lub sprawy.  

Moduł dedykowany jest do współpracy i komunikacji z kancelarią prawną. Moduł współpracuje z modułem Sprawy. 

W tym module firma świadcząca usługi prawnicze otrzymuje zlecenia. Kancelaria posiada komplet dokumentacji odnośnie danej sprawy oraz wstawia wytworzone dokumenty do sprawy. 

Moduł znacznie usprawnia nadzór nad bieżącymi sprawami przekazani do kancelarii 

Moduł pozwala na ewidencję bieżących spraw zwykłych jak również administracyjnych. W module można przechowywać i skompletować dowolne sprawy. Ma za zadanie odwzorować papierowe teczki spraw. Dzięki formie elektronicznej mamy do niego dostęp z dowolnego miejsca w którym jest połączenie z Internetem. 

Każda sprawa posiada swój status dzięki czemu od razu widać, które sprawy są do realizacji, a które zakończone.

Moduł obiekty pozwala na definiowanie obiektów noclegowych wynajmowanych przez firmę dla swoich pracowników.

W ramach zdefiniowanego obiektu istnieje możliwość dodawania zdarzeń do obiektu np:

• Wprowadzeniu danych podstawowych o obiekcie i lokalizacji 
• Możliwość podłączenia skanu umowy do obiektu 
• Możliwość podziału obiektu na pokoje oraz miejsca noclegowe, aby sprawniej zarządzać ilością dostępnych miejsc noclegowych 
• Możliwość dodawania stanów liczników prądu, wody, gazu oraz kosztów administracyjnych w obiektach
• Możliwość ewidencji zniszczeń i dewastacji obiektów 
• Możliwość dodawania załączników 

Moduł pozwala przydzielić zrekrutowanych pracowników do wcześniej zdefiniowanych obiektów. Za pomocą modułu zakwaterowanie będziemy mogli precyzyjnie określić terminy zamieszkania i prowadzić elektroniczną wersję zakwaterowanych pracowników 

Moduł podczas zakwaterowania pokazuje ilości dostępnych miejsc.

Moduł przeznaczony jest dla sekretariatu firmy. Za pomocą modułu prowadzona jest ewidencja tradycyjnej poczty przychodzącej i poczty wychodzącej. 

Moduł umowy przeznaczony jest dla firmy, która planuje zastąpić tradycyjny segregator z umowami handlowymi na wersję elektroniczną. Zawiera podstawowe informacje o umowie oraz o terminie odnowienia.

W tym module możemy przechowywać umowy w dowolnym formacie. 

Moduł znacznie usprawnia pracę w poszukiwaniu np. umów z operatorami mediów jak prąd, gaz, telefony oraz inne. Dzięki wersji elektronicznej z każdego miejsca w którym jest internet jest możliwe pobranie umowy.

Moduł pozwala usprawnić komunikację pomiędzy działami firmy jak i pracownikami. 

Moduł zadania pozwala na ewidencję zadań własnych jak również delegowania dla osób odpowiedzialnych. Każde przydzielone zadanie jest wysyłane na adres email. Moduł jak i inne moduły dostępny jest z poziomu aplikacji telefonu i tabletu. 

Każde zadanie posiada: 

• Tytuł zadania 
• Opis zadania
• Termin realizacji 
• Kto jest twórcą zadania 
• Kto jest realizatorem zadania 
• System automatycznie nalicza termin do zakończenia zadania 

Dodatkowe funkcjonalności w module

• Możliwość dodania notatki do zadania
• Możliwość dodania załącznika 
• Możliwość przekazania pojedynczego zadania innej osobie 
• Możliwość przekazania wielu zadań dla nowego wykonawcy
• Możliwość ustawienia priorytetu zadania 
• Możliwość ustawienia statusu zadania 

Moduł zlecenia cykliczne służy do ewidencji zleceń odnawianych czasowo. Przykładem zleceń cyklicznych jest np. wystawienie faktury co roku za daną czynność. 

Moduł dedykowany jest firmom posiadającym cyklicznie odnawialne usługi, które należy zafakturować w odpowiednim czasie. Pokazuje zbliżające się czynności do realizacji oraz jest możliwość dołączenia załącznika.